Extranet User Management

To manage user accouns, go to the “Settings” -> “Users” section of the Hotel-Spider extranet:

The overview shows all users who have access to your hotel account. Here you can manage (1) and delete (2) users, reset passwords (3), create new users (4) and reactivate blocked users (5).

Create new users

We recommend creating a personal user login for each employee.

To create a new user, click on  and enter the employee’s details. Mandatory fields are first name and surname, as well as a personal email address.

The username is generated automatically by the system (a combination of first name and surname).

As soon as you click on below, the new user will receive an email containing the username and a temporary password. The user must set a personal password via the link in the email. 

The link in the email is only valid for a limited time. To resend a temporary password message, click on the envelope icon in the overview:

User management

• In the ‘Profile’ tab (1), you can edit personal details and settings (e.g. language, phone number, etc.). The username cannot be changed. All changes are saved automatically.
• On the ‘Security’ tab (2), you can activate two-factor authentication for your personal user account (recommended!). You can find detailed step-by-step instructions here.
• In the ‘Permissions’ tab (3), you can restrict the rights of individual users. By default, every newly created user has full access rights. You must therefore deliberately limit these if you do not want a user to have full access.
  Select the hotel for which you wish to adjust user permissions:
  
  Die Benutzerrechte können auf spezifische Teile der Extranets limitiert werden.
  Hierbei kann zwischen Lese- und Schreibrechten oder nur Leserechten unterschieden werden.
   

Gesperrte Benutzer reaktivieren

Wenn unser System 5 Anmeldeversuche mit inkorrekten Login-Daten registriert, wird der Benutzer automatisch deaktiviert. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, um unbefugte Zugriffe auf die sensiblen Daten Ihrer Gäste zu verhindern.

Die Reaktivierung kann erfolgen durch:

• einen anderen Hotelmitarbeiter, der Zugriff auf Hotel-Spider, sowie die notwendigen Befugnisse hat
• das Hotel-Spider Customer Care Team

Schritte zum Reaktivieren eines geblockten Users im Hotel-Spider Extranet:

Im Bereich 'Einstellungen' -> 'Benutzer' den Schiebeknopf in der Spalte 'Status' beim geblockten Benutzer vom links () nach rechts () bewegen.
 
Jetzt kann sich der Benutzer wieder anmelden, oder das Passwort zurücksetzen.